Minister Finansów potwierdza – już w lipcu przyszłego roku obowiązkowe fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się faktem. Jakie rodzi to zmiany i wyzwania dla podatników? Dowiesz się z naszego artykułu!

E-faktura – zbędna formalność?

Faktura ustrukturyzowana (czyli tzw. e-faktura) to faktura, która jest wystawiana w postaci elektronicznej, za pośrednictwem KSeF. Nie należy jednak mylić faktury elektronicznej z tą, której plik przybiera taką formę (np. plik PDF). Faktura wystawiana za pomocą KSeF przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1).

Warunkiem skutecznego wystawienia dokumentu w nadchodzącym reżimie e-fakturowania jest uzyskanie indywidualnego numeru, nadawanego przez KSeF, po pozytywnej walidacji faktury, wysłanej wcześniej do systemu.

Wyzwania dla podatników

Fakt przygotowania faktury w formacie xml może nastręczyć kłopotów. Wielu przedsiębiorców mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce stanie przed technologicznym murem, do którego przeskoczenia będzie musiało się odpowiednio przygotować. Zmiany w stosowanych rozwiązaniach IT i szkolenia pracowników to tylko niektóre z potencjalnych działań, których wdrożenie może okazać się konieczne do uniknięcia kary.

Liberalizacja kar?

Najnowszy projekt ustawy o KSeF wskazuje enumeratywny katalog działań, których konsekwencją będzie nałożenie kary finansowej. Przede wszystkim należy liczyć się z sankcjami za niewystawienie e-faktury przy użyciu KSeF, za wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem (np. w formacie innym niż xml) oraz za wystawienie faktury z uchybieniem oznaczonego terminu.

Karę, w wysokości do 100% wartości podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji. Jeżeli „wadliwa” faktura nie posiada wykazanego podatku, kara pieniężna wynosi do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Na korzyść podatników wpływa poprawka projektu ustawy z marca 2023 roku, zgodnie z którą sankcje mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2025 r., dzięki czemu zobligowani do wystawiania e-faktur otrzymają czas na dostosowanie się do zmian.

Kto nie musi martwić się KSeF?

Z obowiązku e-fakturowania zwolnione są podmioty dokonujące transakcji z konsumentami (relacje B2C) oraz wystawiające bilety spełniające funkcje faktury (np. paragony na autostradach) oraz podatnicy korzystający z procedur szczególnych opisanych w dziale XII ustawy o VAT:

• procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług określonej w rozdziale 7;
• szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób określonej w rozdziale 7A;
• oraz szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Ponadto, w przypadku wystąpienia awarii (zarówno po stronie KSeF, jak i podatnika) faktura może zostać wystawiona w trybie offline poza systemem, jednak na podatniku wciąż ciąży obowiązek późniejszego dostarczenia e-faktury do KSeF. Jeśli awaria dotyczyła Krajowego Systemu, przedsiębiorca dysponuje 7-dniowym terminem na dosłanie dokumentów od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast w przypadku awarii wewnętrznej – jednym dniem roboczym.

Podsumowanie

Zmiany w systemach IT i szkolenia pracowników, do których poniekąd zostaną zmuszeni przedsiębiorcy, mogą nie tylko ułatwić proces e-fakturowania, ale także ograniczyć do minimum ryzyko popełnienia błędu. W przypadku zainteresowania stosowaniem KSeF zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami z Działu Prawa Podatkowego