Do tej pory niemożliwe było głosowanie nad uchwałami, które według  Kodeksu spółek handlowych są objęte porządkiem obrad  zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Sytuacja zmienia się z dniem 1 marca 2019 r. przez zniesienie zakazu podejmowania uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pisemnym. W niniejszym artykule odpowiemy na pytanie, jak w praktyce wygląda rozszerzenie możliwości głosowania pisemnego nad uchwałami w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Głosowanie pisemne nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Od marca br. możliwe będzie podejmowanie uchwał obligatoryjnie objętych porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników przez głosowanie pisemne. Przypomnijmy, że przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest: powzięcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy; powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników; oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Zgodnie z nowelizacją, wyżej wymienione rodzaje uchwał będą mogły być podejmowane w trybie pisemnym. Należy jednak pamiętać o specyfice podejmowania uchwał w trybie pisemnym, w szczególności o tym, że tryb pisemny może przybrać różne formy.

Tryb pisemny

Dla zrozumienia znaczenia nowelizacji należy poznać zasady rządzące procedurą przeprowadzania głosowania w trybie pisemnym.  Tryb pisemny może być zastosowany w ten sposób że:

1. Wszyscy wspólnicy wyrażą jednomyślną zgodę na podjęcie uchwały merytorycznej.

Zarząd może wnosić o podjęcie uchwały o konkretnej treści przez przesłanie wspólnikom treści uchwały i umożliwienie głosownia nad uchwałą przez złożenie podpisu pod przesłanym dokumentem.  Dopuszczalne jest przesłanie każdemu ze wspólników uchwały w osobnej korespondencji lub przesłanie jednego dokumentu w trybie obiegowym. Aby uchwała stała się wiążąca, za przyjęciem uchwały powinni zagłosować wszyscy wspólnicy Spółki.

1. Wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na głosowanie pisemne, a podjęcie później przesłanej uchwały merytorycznej nie wymaga jednomyślności.

W tym przypadku w pierwszej kolejności wspólnicy muszą wyrazić jednomyślnie zgodę na podjęcie uchwały w trybie pisemnym, a następnie podejmuje się głosowanie nad uchwałą merytoryczną, która jest uchwalana przez uzyskanie wymaganej większości głosów a nie jednomyślności. Tak jak w pierwszym przypadku stosowne dokumenty mogą być przesłane osobno do każdego wspólnika lub obiegiem.

Podkreślmy, że sprzeciw chociażby jednego wspólnika, w pierwszym przypadku przy podejmowaniu uchwały merytorycznej, a w drugim co do udzielenia zgody na głosowanie pisemne, uniemożliwia skorzystanie z trybu pisemnego.

Sprawy które nadal nie mogą być przedmiotem głosowania pisemnego

Zniesienie obostrzenia co do głosowania pisemnego nad niektórymi uchwałami nie oznacza usunięcia wszystkich ograniczeń aby korzystać z tej instytucji.

Jakie uchwały nie mogą być przeprowadzone w trybie głosowania pisemnego? Kodeks spółek handlowych wymaga podjęcia uchwały na zgromadzeniu wspólników (co wyłącza możliwość podjęcia uchwały w trybie pisemnym) w określonych przypadkach np.: zawarcie przez spółkę umowy pożyczki, kredytu, poręczenia, umorzenie udziałów, powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki dla zawarcia umowy między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim, zatwierdzenie bilansu otwarcia likwidacji, zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego, podział spółki czy, przekształcenie spółki.

Mimo braku zakazu, należy mieć również na uwadze ograniczenia w przeprowadzaniu głosowania  tajnego w trybie pisemnym. Jest to szczególnie trudne ze względu na konieczność zapewnienia, że zarówno wspólnicy nawzajem jak i przewodniczący zgromadzenia nie będą mogli stwierdzić w jaki sposób głosowali poszczególni wspólnicy. Głosowanie tajne jest konieczne w przypadku podjęcia uchwały o wyborze oraz o odwołaniu członków organów spółki lub likwidatorów, uchwały o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych.

Zniesienie zakazu głosowania pisemnego nie oznacza usunięcia wszystkich ograniczeń w stosowaniu tego trybu co do uchwał podejmowanych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Zauważmy, że nowelizacja zniosła zakaz głosowania pisemnego w sprawie udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (które jest uchwałą podejmowaną na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników), jednakże powyższa uchwała będzie musiała być podjęta przez głosowanie tajne, jako że jest to uchwała w sprawie osobowej. Dlatego należy mieć na uwadze konieczność zapewnienia tajności procedury – na przykład konieczne będzie uwzględnienie, że głosowanie tajne w trybie pisemnym nie będzie mogło odbyć się w trybie obiegowym.

Należy z pamiętać, że jest sporne  czy można posłużyć się trybem pisemnym przy uchwalaniu niektórych. Jest to na przykład kwestia czy istnieje możliwość podejmowania uchwały w trybie pisemnym przez jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, albo czy istnieje możliwość podjęcia uchwały w trybie pisemnym przy podejmowaniu uchwał, które muszą być objęte protokołem sporządzonym przez notariusza bądź stwierdzone takim protokołem. Warto  więc upewnić się, że nie ma przeciwskazań do uchwalenia uchwały w trybie pisemnym przed podjęciem decyzji o wyborze sposobu głosowania.

Podsumowując, pomimo że nowelizacja w całości nie znosi ograniczeń co do możliwości głosowania pisemnego,  nową regulację ocenić należy pozytywnie. Usuwa ona znaczące utrudnienia, z którymi mierzą się przedsiębiorcy przy prowadzeniu działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością , co z kolei świadczy o stopniowej liberalizacji prawa spółek.